We weten allemaal dat het werven van personeel vaak veel tijd en moeite kost. Dit leidt er soms toe dat een belangrijke fase over het hoofd wordt gezien: employee onboarding. Maar wat houdt employee onboarding precies in? Waarom is dit zo belangrijk? En hoe creëer je een goed onboarding proces?
Wat is Employee Onboarding?
Het proces van onboarding begint zodra het recruitmentproces eindigt. Dit omvat verschillende initiatieven die bedoeld zijn om nieuwe werknemers vertrouwd te maken met hun functie. Hiermee wordt getracht het potentieel van werknemers binnen het bedrijf te maximaliseren.
Tijdens het sollicitatiegesprek krijgt de kandidaat een eerste indruk van de werkomgeving, de waarden en de verwachtingen van het bedrijf. Dit is de kans om de missie, visie en doelen van het bedrijf over te brengen. De kandidaat kan vervolgens beoordelen of hij of zij zich kan vinden in deze waarden. Zodra de kandidaat het werkaanbod accepteert, begint het onboardingsproces.
Hierbij maakt de nieuwe medewerker kennis met de verschillende facetten van de organisatie. Dit omvat het vertrouwd maken met het beleid, de procedures en de structuur van het bedrijf. Ze leren hun teamleden en managers kennen, zodat ze zich meteen thuis voelen in de organisatie.
Natuurlijk is het belangrijk om praktische zaken goed te regelen. Nieuwe werknemers moeten de juiste tools en informatie krijgen om te slagen. Denk hierbij aan de vereiste training, toegang tot relevante systemen en alle benodigde documentatie of materialen. De werknemer dient voorzien te worden van de juiste middelen. Zo kan hij meteen beginnen en vanaf dag één bijdragen aan het succes van de organisatie.
Naast het bieden van een warm “welkom”, gaat employee onboarding verder dan de eerste dagen of een paar weken. Het omvat het stimuleren van professionele groei en ontwikkeling.
Het belang van een uitstekende onboarding
In de steeds veranderende wereld van vandaag wordt het belang van een uitstekende onboarding, steeds belangrijker. Bovendien zijn de voorkeuren van werknemers in de loop der tijd veranderd.
Millennials en Gen Z, die nu een aanzienlijk deel van de beroepsbevolking vormen, hebben andere verwachtingen als het gaat om onboarding. Ze zijn opgegroeid in een digitaal tijdperk en zijn gewend om online toegang te krijgen tot informatie en bronnen.
Ze hechten waarde aan flexibiliteit, gemak en mogelijkheden voor groei en ontwikkeling. Daarom is het belangrijk dat bedrijven hun onboarding programma’s aanpassen aan deze verwachtingen en een perfecte en interessante ervaring bieden die past bij de voorkeuren van de nieuwe generatie werknemers.
Daarnaast is de snelheid waarmee bedrijven veranderen en groeien aanzienlijk toegenomen. Het snel en efficiënt inwerken van nieuwe medewerkers is cruciaal geworden voor organisaties om competitief te blijven.
Een goed ontworpen online inwerkproces kan de administratieve taken stroomlijnen, zoals papierwerk invullen en trainingssessies aanbieden. Op die manier kunnen nieuwe werknemers meteen aan de slag. Ze kunnen op deze manier vanaf het begin bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Gestroomlijnde onboarding processen besparen HR-afdelingen veel tijd, die ze nu aan andere belangrijke taken kunnen besteden.
Tenslotte helpt een goed inwerkprogramma nieuwe werknemers snel aan hun functie te wennen. Het helpt relaties op te bouwen met directe collega’s en zorgt voor verbondenheid met de organisatie. Dit kan op de lange termijn leiden tot een hogere retentie en loyaliteit van werknemers.
Onboarding: een cruciale rol voor het behouden van talent
Een succesvolle onboarding is cruciaal voor het behouden van talent. Voortdurende ondersteuning en communicatie staat hierbij centraal. Het is belangrijk om regelmatig check-ins en feedbacksessies te houden. Dit helpt eventuele problemen of uitdagingen van de werknemer aan te pakken. Nieuwe werknemers hebben begeleiding nodig en ruimte om hun zorgen te uiten of vragen te stellen.
Verder moeten organisaties overwegen om interactieve en boeiende activiteiten op te nemen in het inwerkproces. Denk hierbij aan teambuilding oefeningen of praktijkgerichte training. Hierdoor zullen ze zich meer verbonden voelen met hun rol en het bedrijf.
Ook moet er ruimte zijn voor carrièreplanning. Dit zorgt niet alleen voor succes, maar ook voor loyaliteit en betrokkenheid. Door deze voortdurende ondersteuning voelt de werknemer zich gewaardeerd en gesteund, wat een positieve werkomgeving bevordert. Dit vergroot de kans op retentie en trekt nieuw talent eenvoudig aan.
Tot slot is het cruciaal om het inwerkproces te evalueren en voortdurend te verbeteren. Feedback van nieuwe werknemers moet worden verzameld en geanalyseerd om verbeterpunten te bepalen. Deze feedback helpt om het inwerkproces te verfijnen en ervoor te zorgen dat het effectief blijft.
Voor veel mensen rijst dan de vraag: hoe creëer je een goede inwerkervaring? Een goede flow heeft een duidelijke motivatie, een doordacht onboarding traject en bevat taken voor de belangrijkste betrokkenen.
Digitaliseer je onboardingsproces
Gezien alle processen, is het van cruciaal belang te investeren in online onboarding software. Het platform Actimo biedt eenvoudige toegang tot informatie, interactieve training(en) en online netwerken. Op die manier weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en dat je werknemers alle benodigde informatie krijgen.
Om de betrokkenheid van je medewerkers te vergroten en een sterke band met hen op te bouwen, is het belangrijk om te zorgen voor diverse momenten van contact. De informatie- & onboard app kan hierbij van pas komen en is tevens een eenvoudige en leuke manier om je team te managen.
Actimo is bovendien een handig platform voor werknemers om met elkaar in contact te komen. Je medewerkers kunnen niet alleen makkelijk met elkaar communiceren, maar ook met hun managers. Het moedigt werknemers aan om ideeën te delen, vragen te stellen en feedback te geven. Dit bevordert het gevoel van teamwork en eenheid binnen de organisatie. Wat ook nog eens plezier en eenvoud op de werkplek stimuleert.
Hoe begin je?
Het creëren van het perfecte onboarding programma vereist zorgvuldige planning en overweging. Eerst is het belangrijk om het “Waarom” van het inwerkproces te bepalen en te bepalen welke waarden het bedrijf wil uitstralen. Dit omvat het definiëren van wat nieuwe werknemers moeten weten, begrijpen en kunnen tegen het einde van de inwerkperiode.
Het is essentieel dat je het onboardingstraject met volledige eerlijkheid en transparantie benadert. Zorg ervoor dat je tijdens het wervingsproces dezelfde boodschap overbrengt als tijdens het onboardingstraject.
Stel jezelf vervolgens de vraag wat je intentie is bij het creëren van een onboarding ervaring. Denk na over wat je wilt dat de medewerker hieruit haalt.
Hier zijn enkele voorbeelden:
- Help de nieuwe medewerker zich welkom en betrokken te voelen binnen de organisatie.
- Bouw en versterk de bedrijfscultuur.
- Zorg ervoor dat de medewerker vanaf de eerste werkdag aan de slag kan.
- Bevestig wat er tijdens het wervingsproces is besproken.
Tijdens het inwerken van nieuwe medewerkers geef je betekenis aan het “waarom”. Het is aan te raden om nauw samen te werken met de belangrijkste betrokkenen. Hoe duidelijker je deze zaken kunnen definiëren, hoe makkelijker het is om ze te communiceren.
In de volgende blogs zullen we ons richten op vier belangrijke betrokkenen. Zij spelen een essentiële rol bij het creëren van een consistent inwerkprogramma. Deze betrokkenen zijn:
- HR-manager
- Manager
- Buddy
- Werknemer
Wanneer je jouw eigen flow ontwikkelt, kan het voorkomen dat er meer belanghebbenden betrokken moeten worden. Aarzel niet om andere rollen toe te voegen, zodat het aansluit bij jouw organisatie.
Een centraal punt voor interne communicatie
Een app voor interne communicatie fungeert als een centraal punt voor alle interacties tussen werknemers. Door het gebruik van functies als instant messaging kunnen werknemers eenvoudig met elkaar communiceren, waar ze zich ook bevinden.
Deze directe manier van communiceren bevordert de transparantie en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit. Dit stimuleert de samenwerking tussen collega’s.
Mooi is dat managers gemakkelijk de voortgang van hun werknemers kunnen volgen. Een centrale locatie waar managers zowel individuele als teamprestaties kunnen bekijken, voltooide taken kunnen beoordelen en gebieden voor verbetering kunnen vaststellen. Dit helpt managers om op de hoogte te blijven van de voortgang van het bedrijf.
Kortom, Employee Onboarding is een cruciaal proces. Door onboarding prioriteit te geven, kunnen bedrijven de betrokkenheid, productiviteit en algehele prestaties van de organisatie verbeteren.
In de volgende blog vind je meer informatie over Preboarding: de sleutel naar Employee Engagement. Deze bevat een onboarding checklist die je kunt gebruiken als basis om het perfecte onboardingsproces te creëren! 🙌
Benieuwd wat Actimo voor jouw organisatie kan betekenen?
