Het belang van preboarding en onboarding kan niet genoeg worden benadrukt. Het verwelkomen van nieuwe medewerkers en ervoor zorgen dat zij zich thuis voelen binnen de organisatie levert veel voordelen op. Zo verhoogt het de productiviteit, de employee engagement en verbetert het de retentie. Elke stap van (online) onboarding is bovendien een kans om bij je nieuwe werknemer een positieve indruk van het bedrijf achter te laten.
In deze blogreeks geven we advies om een perfect onboarding proces te creëren. De eerste stap werd besproken in de blog: Hoe start je een Employee Onboarding Proces? In deze blog staat het doel en het proces van preboarding centraal. Daarnaast vind je tips voor het verwelkomen van nieuwe werknemers voordat ze aan de slag gaan.
Het positieve effect van de Preboarding Fase
Waarom zou je wachten met onboarden tot je nieuwe werknemer aan zijn of haar eerste werkdag begint? Het is juist goed om ze al voor de eerste dag te betrekken bij het bedrijf. Dit proces staat bekend als het preboarding proces en kan helpen betrokkenheid bij medewerkers te creëren.
Betrokkenheid is namelijk lang niet altijd aanwezig wanneer het contract wordt ondertekend. Dit moet worden ontwikkeld.
Preboarding is dus een belangrijke fase in het creëren van een succesvol inwerkproces. Het verhoogt de betrokkenheid, wat een positief effect heeft op de retentie, de productiviteit en het succes van het bedrijf.
Het belang van Interne Communicatie
De pre- en onboarding van medewerkers is een wederzijdse kans om elkaar te leren kennen. De organisatie leert de nieuwe werknemers beter kennen, terwijl de medewerkers meer inzicht krijgen in het bedrijf.
Als werkgever is het cruciaal om in contact te blijven met nieuwe werknemers vanaf het moment dat het contract is ondertekend tot de dag dat ze aan de slag gaan. Ze zullen vragen hebben over de taken, met wie ze gaan samenwerken en wat er hen verwacht wordt. Besteed extra aandacht om de vragen die ze hebben te beantwoorden en ervoor te zorgen dat ze hun vertrouwen in de organisatie behouden.
Betrek Medewerkers vanaf het begin
Hoe zorg je ervoor dat nieuwe werknemers vanaf het eerste moment betrokken zijn bij je bedrijf? En hoe kun je dit stimuleren als ze nog niet officieel in dienst zijn? Er zijn vier manieren om ervoor te zorgen dat nieuw talent direct betrokken en gemotiveerd is:
1. Begroet nieuw talent op een enthousiaste manier
Een eerste indruk maak je maar één keer!
Meestal neemt de manager ongeveer een week voor de startdatum contact op met de nieuwe werknemer.
Laat blijken dat je blij bent dat de medewerker het team komt versterken. Zo bouw je de basis voor een hechte relatie tussen de manager en de werknemer.
2. Stuur een video van het team
Een nieuwe functie beginnen kan overweldigend zijn door de talloze onbekende gezichten en namen. Om de eerste dag te versoepelen, kan je als team een video sturen. Hierin kunnen ze zichzelf voorstellen aan de nieuwe medewerker. Dit zal hen helpen zich meer op hun gemak te voelen.
De HR-manager zou video’s van collega’s met wie de nieuwe werknemer zal samenwerken kunnen verzamelen. Deze filmpjes kunnen dan een paar dagen voor de officiële start naar de nieuwe medewerker worden gestuurd.
3. Maak een inwerkplan
Zorg ervoor dat medewerkers goed van start gaan met een gedetailleerd plan voor de eerste dagen. Hulp nodig bij het maken van een inwerkplan? Om het je gemakkelijk te maken, hebben we alles waarmee je rekening moet houden verzameld in onze Onboarding Checklist. Je kunt hem downloaden als een PDF-document en er meteen mee aan de slag gaan.
Het inwerkplan dient een overzicht te bevatten van de activiteiten voor de eerste dag en andere nuttige details. Denk aan waar ze kunnen eten, waar de EHBO-doos staat en hoe ze werktijden kunnen bijhouden.
Stel een onboarding plan op met duidelijke verwachtingen, taken en prioriteiten. Hierdoor weet de werknemer wat hij in de beginfase kan verwachten.
4. Deel de eerste training
Geef medewerkers de tools en kennis om vanaf het begin van hun dienstverband succesvol te zijn. Bied bijvoorbeeld een korte training aan en maak het fun met verschillende quizzen. Zo leert de nieuwe medewerker direct op een leuke manier meer over de organisatie. Bovendien blijft deze informatie altijd beschikbaar voor de medewerker.
De kracht van een Onboarding App
Succesvol inwerken is een cruciaal proces voor elk bedrijf, omdat het de toon zet voor de ervaring van nieuwe werknemers en invloed heeft op hun productiviteit en betrokkenheid. Om ervoor te zorgen dat het inwerkproces soepel verloopt, moeten bedrijven zich zorgvuldig voorbereiden door alle benodigde informatie en hulpmiddelen aan nieuwe medewerkers te verstrekken. Een manier om dit proces te stroomlijnen is het automatiseren van pre- of onboarding-taken, zoals het versturen van welkomstmails, het opzetten van trainingssessies of het bieden van toegang tot de benodigde tools en systemen.
Het digitale communicatieplatform van Actimo is een waardevol hulpmiddel voor bedrijven die hun onboardingproces willen automatiseren en verbeteren. Door gebruik te maken van dit platform kunnen bedrijven gemakkelijk belangrijke informatie, trainingsmateriaal en updates naar nieuwe werknemers sturen, waardoor het inwerkproces soepeler en efficiënter verloopt. Dit digitale platform biedt werknemers ook ondersteuning en motivatie wanneer ze die nodig hebben, zodat ze zich vanaf de eerste dag meer verbonden voelen met het bedrijf en zich meer betrokken voelen bij hun werk.
Door te investeren in een digitaal communicatieplatform zoals Actimo kunnen bedrijven hun inwerkproces verbeteren, het behoud van werknemers verhogen en nieuwe werknemers klaarstomen voor succes in hun functie.
De employee onboarding app biedt de mogelijkheid om met collega’s in contact te komen en kennis te maken. Bovendien kun je een welkomstboodschap, video’s en e-learning modules delen.
Breng hen op de hoogte van handige details zoals parkeren en laat weten wat ze op de eerste dag kunnen verwachten. Zo hebben ze altijd de juiste informatie makkelijk, snel en digitaal bij de hand. Dit is ideaal in deze online wereld!
Kortom, blijf in contact met je nieuwe medewerkers, zéker als ze nog niet begonnen zijn. Dat zorgt ervoor dat ze gemotiveerd en tevreden blijven!
In onze volgende blog handige tips over hoe je de eerste werkdag moeiteloos, plezierig en positief kunt laten verlopen.
Sta je te popelen om een inwerkproces te beginnen? Download dan nu onze gratis onboarding checklist.
Benieuwd wat Actimo voor jouw organisatie kan betekenen?
